SPOSÓB PRZYJMOWANIA I ZAŁATWIANIA SPRAW

Przyjmowanie wszystkich spraw prowadzi sekretariat, czynny w godzinach urzędowania Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Wąbrzeźnie.

Sprawy są rozpatrywane zgodnie z Ustawą z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2018r., poz. 2096 z późn. zm.) oraz Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002r. Nr 5 poz.46).

Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa Instrukcja kancelaryjna (załącznik nr 9 do Zarządzenia nr 5/06 Dyrektora Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Wąbrzeźnie z dnia 31.10.2006r.

 

Korespondencję przyjmuje sekretariat, która rejestrowana jest w dzienniku korespondencyjnym. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownik sekretariatu sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik sekretariatu sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. Potwierdzenie otrzymania pisma pracownik sekretariatu wydaje na żądanie składającego pismo. Korespondencje mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się na pierwszej stronie pieczątkę wpływu a na korespondencji przekazanej bez otwierania- na pierwszej stronie koperty.

 

Czynności kancelaryjne sekretariatu

 

1. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję i przekazuje Dyrektorowi stacji.

2. Korespondencję przejrzaną, zadekretowaną i zwróconą przez Dyrektora stacji, pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

a. podlegającą załatwieniu przez Dyrektora Stacji,

b. podlegającą załatwieniu przez pracowników pracujących w poszczególnych komórkach.

3. Korespondencję pracownik sekretariatu przekazuje właściwym pracownikom poszczególnych komórek Stacji, za potwierdzeniem w dzienniku korespondencyjnym.

 

Załatwianie spraw

 

1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

a. odręczną,

b. korespondencyjną,

c. inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę.

4. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

5. Pracownicy stacji załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

6. Przy załatwianiu spraw wykorzystuje się formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

 

Wysyłanie i doręczanie pism

 

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

a. przesyłką listową,

b. faksem,

c. pocztą elektroniczną.

2. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

3. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 

4. Do doręczenia niektórych pism miejscowych (np. terminowych) bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór.

wytworzył: Małgorzata Zaleśna

wprowadził: Małgorzata Zaleśna

ostatnia zmiana: 05.06.2019r.