ARCHIWA

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych stacja prowadzi zakładową składnicę akt. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do zakładowej składnicy akt oraz prowadzenia zakładowej składnicy akt określa "Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania zakładowej składnicy akt Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Wąbrzeźnie".

Instrukcja określa organizację i zakres działania zakładowej składnicy akt Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Wąbrzeźnie, a w szczególności tryb postępowania z aktami przekazywanymi do zakładowej składnicy akt, zasady przechowywania, udostępniania akt, jak również zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz dokumentacji niearchiwalnej do wybrakowania.

Dokumentację, niezależnie od jej postaci dzieli się na materiały archiwalne (kat. A) mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej i podlegające wieczystemu przechowywaniu oraz dokumentację niearchiwalną (kat. B), mającą czasowe znaczenie praktyczne i podlegającą wybrakowaniu bądź zniszczeniu po określonym prawem czasie przechowywania.

Klasyfikację rzeczową i kwalifikację dokumentacji na kategorie archiwalne i niearchiwalne ustalone są w "Jednolitym, rzeczowym wykazie akt dla Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Wąbrzeźnie".

Zakładowa składnica akt gromadzi dokumentację aktową komórek organizacyjnych stacji. Pracownicy komórek organizacyjnych przekazują akta do archiwum wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta spraw ostatecznie załatwionych, nadal potrzebne do załatwiania spraw bieżących, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, mogą być wypożyczane tak długo, jak długo będą one potrzebne.

Akta przechowywane w zakładowej składnicy akt są udostępniane do celów służbowych oraz innych celów w lokalu zakładowej składnicy akt. Wypożyczenie akt poza lokal zakładowej składnicy akt może nastąpić tylko w uzasadnionych przypadkach na podstawie upoważnienia kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta do zakładowej składnicy akt, pracownikom tej komórki na ściśle wyznaczony okres.

Wypożyczanie akt poza Powiatową Stację Sanitarno-Epidemiologiczną w Wąbrzeźnie, udostępnienie akt osobom niezatrudnionym w Powiatowej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Wąbrzeźnie może odbywać się tylko po uzyskaniu zezwolenia dyrektora stacji i w ramach powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

Nie wypożycza się poza archiwum akt, które zostały zastrzeżone przez komórkę organizacyjną, która je przekazała oraz akt uszkodzonych i środków ewidencji.

Udostępnia się całe teczki aktowe, nie wolno wypożyczać pojedynczych akt zawartych w teczce.

Akta udostępnia pracownik archiwum zakładowego na podstawie "Karty udostępnienia akt".

wytworzył: Małgorzata Zaleśna

wprowadził: Małgorzata Zaleśna

ostatnia zmiana: 04.06.2019r.